Raporty porządkują informacje potrzebne podczas cyklicznego przeglądu projektu. Ułatwiają analizę wykonania zadań, terminów i miejsc, w których prace tracą tempo.

Na tej podstawie łatwiej ustalić następne działania oraz sprawdzić, czy wprowadzone zmiany poprawiły realizację.

Widok statusu pozwala szybko odróżnić projekty realizowane zgodnie z planem od tych, które wymagają reakcji. Zespół pracuje na zadaniach i terminach, a kierownik otrzymuje informacje potrzebne do oceny postępu.

• porównuj postęp kilku projektów,
• wyłapuj opóźnione zadania,
• sprawdzaj, kto odpowiada za kolejny krok.

Sam status projektu nie pokazuje, czy prace są równomiernie rozłożone. Widok dla przełożonych pomaga zauważyć nadmiar zadań u jednej osoby albo etap, dla którego brakuje zasobów.

Taką informację można wykorzystać do zmiany priorytetów, przekazania zadań lub korekty harmonogramu, zanim przeciążenie wpłynie na termin.

Nie każda aktualizacja wymaga ręcznego przeglądania projektu. Powiadomienia wskazują zdarzenia związane z zadaniami i terminami, które mogą mieć znaczenie dla dalszej pracy.

Zespół szybciej reaguje na zmiany, a kierownik może skoncentrować się na problemach wymagających decyzji zamiast regularnie pytać o status.

Monitoring ma wartość wtedy, gdy prowadzi do działania. Przy blokadzie, opóźnieniu lub przeciążeniu osoba odpowiedzialna może zaktualizować zadanie, zmienić kolejność prac albo przekazać sprawę właściwemu członkowi zespołu.

Status projektu staje się wówczas punktem wyjścia do codziennego zarządzania, a nie tylko podsumowaniem po zakończeniu prac.

W mniejszym zespole wystarczy podgląd najważniejszych zadań i terminów. Przy większej liczbie projektów przydatne są dodatkowe poziomy kontroli oraz regularne raporty.

Program do monitorowania projektów online pozwala skupić widoki na informacjach istotnych dla konkretnych ról, projektów i etapów pracy.